Echanges d'analyses entre laboratoires hospitaliers : retour d'expériences

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Plutôt que d’harmoniser leur système de gestion hospitalier (SGL) en vue d’échanges d’analyses, deux centres hospitaliers ont préféré installer une interface entre SGL avec une liaison VPN, afin de conserver le paramétrage de leur SGL respectif. Catherine Pottier, biologiste au LBM du CH de Lourdes, nous raconte les prémices de cette installation. D’après son intervention au 42e Congrès des biologistes hospitaliers.

Le Centre hospitalier de Tarbes contient 325 lits et l’activité du laboratoire tourne autour de 20 millions de B. Celui de Lourdes, 126 lits, avec une maternité et un service de réanimation. Sa particularité : 19 000 passages par an aux urgences et une activité critique de son laboratoire qui s’établit à 6,5 millions de B. En 2008 est apparu un projet de convergence entre les deux établissements. Grâce à la connexion des deux SGL via la solution EVM de Byg, les premiers échanges d’analyses entre sites ont pu être effectués dès 2010.

Une interface entre deux sites

« Les échanges entre les deux laboratoires concernent essentiellement les analyses hors J0 du fait de notre activité d’urgence, indique le Dr Pottier. Nous envoyons sur Tarbes des sérologies, des marqueurs tumoraux, et des dosages vitaminiques. »

L’immunoanalyse représente 27 000 examens pour la totalité des deux sites. 28 % de cette activité est réalisée à Lourdes. Les électrophorèses sanguines, les immunotypages, les immunofixations sont réalisées à Lourdes, 73 % des demandes venant de Tarbes. « Byg s’interface directement à chaque SGL, ce qui permet la communication entre eux par une liaison VPN et facilite la validation technique », explique le Dr Pottier.

Toute la biochimie et la sérologie de Tarbes est reliée au middleware Byg. De même, à Lourdes, le Capillarys et les automates de biochimie ont été connectés à Byg. « Nous avons souhaité sécuriser chaque laboratoire et assurer l’autonomie de chaque SGL. Ce qui nous a plu dans cette solution est que le paramétrage des SGL était assez simple, que nous n’avions pas de modification à effectuer concernant les étiquettes codes-barres, et qu’il était possible de mettre en place une procédure dégradée du SGL via la liaison VPN, exigée pour l’accréditation », déclare-t-elle.

Depuis 2010, deux automates de biochimie ont été ajoutés à cette chaîne à Tarbes et un emplacement a été prévu à Lourdes pour le futur analyseur d’hématologie. « Pour chaque ajout, nous ne payons un lien que s’il faut ajouter un concentrateur. La liaison Byg-SGL est considérée comme une seule connexion », explique C. Pottier.

Validation technique sur EVM

« Nous sommes passés de la validation technique sur notre tableau de bord Hexalis à la validation sur EVM, afin d’homogénéiser notre façon de travailler sur les deux sites. Cela permettait aux techniciens ou biologistes d’être assez à l’aise sur le système informatique en cas d’échanges entre les deux laboratoires, se souvient la praticienne hospitalière. Nous disposons d’un tableau de bord avec différents filtres qui nous renseigne sur la provenance des tubes, les analyses demandées et effectuées, etc. Nous avons aussi des liens avec le colisage, la gestion des antériorités. »

Mise en place d’une interface avec liaison VPN entre le SGL de deux laboratoires hospitaliers.

Lors des échanges entre CH, la traçabilité complète du circuit du tube est donc assurée. Et il est aussi possible d’établir des règles de validation différentes selon l’origine du prélèvement. « Nous ne l’avons pas mis en place car nous n’avons pas souhaité compliquer la situation. » Ou encore de voir l’état d’avancement d’un examen- envoyé, réceptionné, validé - et les résultats transcrits. « Ce qui nous a paru comme la bouteille de sauvetage dans cette solution est la mise en place d’une traçabilité complète et d’un archivage de tous les résultats. À tout moment, nous pouvons voir ce qui a été fait, visualiser les résultats dans les archives et récupérer ceux qui ont été rendus. D’ailleurs, nous incluons toujours ce document issu de l’EVM dans le dossier validation des connexions. »

Comme toute connexion, il y a une gestion des graphes (résultats, commentaires, antériorités). L’intégration des graphes est uniquement possible dans certaines versions de SGL, avertit le Dr Pottier. À l’aide des graphes, des validations à distance sont réalisables. « Pour l’instant, nous avons fait le choix de valider nous-mêmes nos électrophorèses, car il nous a semblé qu’il s’agissait d’analyses spécifiques. Nous avons aussi profité de ce système pour intégrer la gestion des paillasses manuelles, en vue de la traçabilité. » Les résultats sont saisis et envoyés directement : Cela évite les erreurs de retranscriptions des analyses.
« Trois ans après la mise en place de cette organisation, nous pouvons dire que :

  • le paramétrage et l’utilisation de cette plate-forme a été simple et n’a pas vraiment posé de problème. Les paramètres d’urgence ont été intégrés dans Byg, ce qui évite la re-saisie des tubes d’un site à l’autre. L’accréditation s’en est trouvée facilitée.
  • Le logiciel est évolutif, il y a possibilité d’intégration de nouveaux modules, facilitant la validation des méthodes et du calcul du TAT
  • Le SAV, situé dans la région, s’est montré efficace. Nous avons eu les sensations d’avoir des réponses à toutes nos questions.
  • Nous avons très peu de coup de téléphones entre les deux sites à propos des analyses.
  • L’acquisition du noyau de base (Byg et SAV) a coûté quelques milliers d’euros, à laquelle il a fallu ajouter le prix des connexions (quelques milliers d’euros).

Concernant le statut juridique, les deux sites fonctionnent désormais en coopération et une convention de fonctionnement a été déposée pour gérer les astreintes. « Nous souhaitons monter en puissance via la connexion Byg, en mutualisant la microbiologie entre nos sites, et en réalisant des analyses spécialisées actuellement transmises à Cerba ou Biomnis. Au final, nous sommes satisfaits de cette solution, le système Byg est convivial et reste ouvert aux échanges avec d’autres laboratoires. »

Emilie Cler