Savoir déléguer : un acte de management gagnant-gagnant

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Publié le mercredi 16 avril 2014 15:50
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Fermement convaincu des bénéfices d’une délégation bien utilisée, l’industriel John Rockefeller affirmait déjà en 1900 : « ne faites jamais vous-même ce que vous pouvez faire faire par un autre. Êtes-vous responsable d’un service ? Choisissez les meilleurs de vos subordonnés, donnez-leur la formation nécessaire, déléguez, et vous, asseyez-vous confortablement et cherchez comment l’entreprise pourrait devenir plus performante. »

Autrement dit, si devenir manager c’est passer du ‘faire’ au ‘faire faire’, l’acte de déléguer aura un impact positif aussi bien pour vos collaborateurs, à qui vous permettrez de progresser et d’évoluer, que pour vous-même qui bénéficierez d’une meilleure répartition du travail et donc de plus de temps pour vous concentrer sur l’aspect stratégique de vos activités.

Les avantages de la délégation

Les managers témoignent favorablement sur les vertus d’une délégation réfléchie. Elle leur a permis de : gagner du temps sur leur quotidien et donc d’être plus efficace ; de recentrer leurs tâches sur leur développement stratégique et commercial ; de leur offrir la possibilité de prendre du temps pour leur propre développement tout en contribuant à la professionnalisation de leur équipe…
Quant aux salariés, au-delà d’être un excellent outil de motivation, les avantages sont également multiples : être reconnu par son supérieur, acquérir de nouvelles compétences, développer son employabilité, se surpasser, faire preuve d’initiative et d’autonomie etc. Si les avantages sont réels, il est indispensable, avant de se lancer dans la délégation, d’en mesurer également les difficultés.

Les difficultés à prendre en compte

Le manager doit accepter d’être moins impliqué dans l‘exécution et de laisser sa place à son collaborateur. Déléguer n’est pas un acte anodin. Certains managers reconnaissent que déléguer, c’est perdre du pouvoir et d’autres ont l’impression de perdre leur statut d’être «irremplaçable». Face à des croyances négatives bien ancrées : « je suis le seul à savoir faire, je vais perdre mon temps », une autre difficulté pour le manager est d’analyser les tâches qui peuvent être déléguées et de sélectionner le salarié qui en aura dorénavant la charge.
Si chacun reconnaît que la délégation fait gagner du temps, ce gain de temps ne se mesurera qu’après une phase de démarrage qui peut être plus ou moins longue suivant les situations. Alors que vous êtes déjà surchargé, l’une des difficultés par exemple sera de vous rendre disponible afin de mettre en oeuvre cette délégation puis d’en suivre régulièrement les étapes.

Les collaborateurs qui bénéficient de cette délégation rencontreront eux aussi des difficultés. Les principales citées sont : ne pas avoir la capacité de gérer son temps avec une charge de travail supplémentaire, se disperser sans savoir gérer les priorités, ne pas avoir suffisamment de recul pour analyser et réfléchir à cette proposition ; accepter n’importe quoi sous prétexte que cela vient de son manager, ne pas reconnaître ses limites ou ne pas oser demander de l’aide…

Pour que cette délégation soit un succès

Une grande vigilance est demandée au manager avant de se lancer. Avant de convoquer son collaborateur pour lui présenter de nouvelles missions, le manager doit s’assurer qu’il en a bien mesuré tous les enjeux et inconvénients. Déléguer ne veut pas dire se débarrasser de tâches plus ou moins ingrates. Bien au contraire, le manager peut déléguer des activités qui lui tiennent à coeur et pour lesquelles il prend beaucoup de plaisir. Des choix s’imposent donc dans son organisation et ses priorités. L’un des buts de la délégation étant, rappelons-le, de permettre au manager d’abandonner certaines de ses missions pour se concentrer sur d’autres activités plus stratégiques.

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Ainsi, après avoir présenté à votre collaborateur la nouvelle tâche et les objectifs que vous lui confiez, vous clarifierez avec lui le cadre du contrôle que vous réaliserez en veillant à lui rappeler les plannings et les échéances. Une des clés de réussite de la délégation est d’accompagner régulièrement le salarié tout en respectant les étapes qui viennent d’être présentées. La clarification du contrôle et de l’évaluation est rassurante aussi bien pour le collaborateur qui se sentira soutenu dans son nouveau rôle que pour le manager qui pourra s’assurer de la réussite du travail dans les temps impartis.
Enfin, lors du bilan, le manager prendra également le risque de l’erreur, voire l’échec de la mission. Un diagnostic de la situation sera fortement recommandé. Est-ce que le manager avait suffisamment délimité la tâche ? Etait-il disponible pour suivre le travail demandé ? Est ce que le collaborateur avait le niveau de compétences et tous les éléments pour mener à bien son travail ? En tout état de cause, le manager devra en assumer toutes les responsabilités. Comme il prend le risque de voir échouer son collaborateur, le manager prend également le risque de reconnaître qu’il a brillamment réussi. En effet, ses collaborateurs portés par leur enthousiasme oseront prendre des initiatives qui s’avéreront parfois meilleures que celles de leurs supérieurs. Leur succès sera alors reconnu et vivement encouragé. L’acte de déléguer est un pari sur l’avenir. Aussi, pour que votre délégation remporte un vif succès pour vous comme pour votre collaborateur, nous vous invitons à vous appuyer sur une méthodologie rigoureuse.

Les 5 étapes à respecter pour une délégation réussie

1/ Que déléguer ? Analyser les missions, tâches qui peuvent être déléguées : c’est l’une de vos activités qui ne peut pas être déléguée !

2/ À qui déléguer ? Déterminer le salarié qui pourra accomplir ce travail : c’est une étape décisive car vous n’avez pas le droit à l’erreur. Prenez le temps d’établir des grilles de compétences et d’engagement pour chaque membre de votre équipe. Identifiez leurs facteurs de motivation. Vous ne pourrez pas déléguer les mêmes tâches à un jeune collaborateur qui débute dans le métier qu’à un salarié senior qui a déjà fait preuve d’initiative, tout en vous prouvant sa forte motivation.

3/ Comment déléguer ? Organiser un face-à-face avec le collaborateur choisi pour lui présenter sa nouvelle mission et les conditions dans lesquelles vous souhaitez travailler : prenez le temps d’organiser ce rendez-vous afin que les objectifs comme les enjeux de la mission soient clairement établis. Ensuite, vous rappellerez les règles de contrôles et de suivi. Enfin, vous lui assurerez votre disponibilité et votre soutien.

4/ Assurez-vous de l’engagement de votre salarié Veiller à ce que votre collaborateur s’exprime, donne son point de vue sur ce que vous lui avez présenté et expliqué : en fonction de son retour, vous pourrez jauger de son niveau de compréhension et entendrez les craintes qui l’animent. A-t-il le temps et les outils nécessaires ? Vérifiez avec lui qu’il a bien toutes les compétences et qualités attendues aussi bien en termes de savoir-faire que savoir-être. Enfin, il validera avec vous les points de contrôles et les échéances demandées.

5/ Faire le bilan de cette délégation ? À l’issue de la mission, faîtes le bilan ensemble : que retenir de cette expérience ? Si elle s’avère positive vous saurez reconnaître son succès et pourrez le féliciter. Dans le cas contraire, une analyse de l’échec sera réalisée, afin que chaque protagoniste s’enrichisse de cette expérience.

Si l’acte de déléguer est un pari sur l’avenir, c’est aussi un acte de courage et une preuve de confiance réciproque.
En faisant confiance à son collaborateur, le manager se sait confiant dans ses propres choix et décisions. Ce qui confirme que la délégation reste bien une approche managériale gagnante/gagnante.

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